Bis wann muss der Vermieter nach dem Auszug des Mieters die Betriebs­kosten­­abrechnung erstellen?Für die Betriebskostenabrechnung gelten bestimmte Fristen

Haben die Miet­vertrags­parteien vereinbart, dass der Mieter die Betriebs­kosten zu zahlen hat, so muss der Vermieter nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich über die Nebenkosten abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungs­zeitraums mitgeteilt werden. Doch gilt dies auch nach Beendigung des Miet­verhältnisses?

Bis wann muss der Vermieter nach dem Auszug die Betriebs­kosten­abrechnung erstellen?

Dass der Mieter die Betriebskosten zu zahlen hat, ist im Mietvertrag vereinbart. Da der konkrete Verbrauch des Mieters erst im Nachhinein ermittelt werden kann, müssen Mieter mit ihren monatlichen Mietzahlungen Betriebskostenvorauszahlungen in angemessener Höhe bezahlen. Die Höhe wird aufgrund der Haushalts- und Wohnungsgröße sowie der früheren Betriebs­kosten geschätzt. Die konkreten Betriebskosten werden dann gemäß § 556 Absatz 1 BGB jährlich abgerechnet. Diese jährliche Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter dem Mieter „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen“ (§ 556 Absatz 1 Satz 2 BGB). Der Abrechnungszeitraum kann frei vereinbart werden, ist aber in der Regel ein Kalenderjahr. Ist als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr vereinbart, so muss der Vermieter also die Betriebskostenabrechnung dem Mieter bis spätestens 31.12. des Folgejahres zustellen.

Daran ändern auch der Auszug des Mieters aus der Wohnung und die Kündigung des Mietvertrags nichts. Die Abrechnungsperiode und die Abrechnungsfrist bleiben gleich. Der Vermieter hat noch bis zu 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (in der Regel also bis zum 31.12. des Folgejahres) Zeit mit der Betriebskostenabrechnung.

• Beispiel:
  Der Mieter ist ist Ende Februar 2024 ausgezogen. Der Abrechnungs­zeitraum für die Nebenkosten entspricht dem Kalenderjahr. Der Vermieter kann sich in diesem Fall bis zum 31.12.2025 Zeit lassen und dem ehemaligen Mieter die Betriebs­kosten­abrechnung zusenden. Natürlich muss der ehemalige Mieter nur anteilig für die Monate Januar und Februar 2024 bezahlen. Doch der Vermieter hat für die Abrechnung bis zum 31.12.2025 Zeit!

Rückzahlung der Mietkaution

Diese lange Frist für die Betriebskostenabrechnung bedeutet aber nicht, dass der Mieter auch so lange auf die Rückzahlung seiner Kaution warten muss. Diese muss grundsätzlich mit Ende des Mietverhältnisses an den Mieter zurückgezahlt werden. Allerdings kann der Vermieter zunächst prüfen, ob er noch offene Forderungen aus dem Mietverhältnis gegen den Mieter hat.

Wie lange der Vermieter die Kaution zur Prüfung von bestehenden Ansprüchen (z.B. offene Mieten, Beschädigungen der Mietsache, geschuldete Schönheitsreparaturen oder Betriebskostennachzahlungen) hat, ist nicht gesetzlich festgelegt und muss im Einzelfall entschieden werden. Die Rechtsprechung räumt Vermietern in der Regel eine Überlegungsfrist von bis zu sechs Monaten ein. Bis dahin müssen etwaige Forderungen aus dem Mietverhältnis gegen den Mieter geprüft und abgerechnet sein und die geschuldete Kaution ausgezahlt werden.

Ungeklärt ist allerdings die Frage, ob der Vermieter im Einzelfall die Kaution sogar über diese sechs Monate hinaus einbehalten darf, um drohende Betriebskostennachzahlungen abzusichern. Die Darlegungslast für eine solche Betriebskostennachzahlung trägt allerdings der Vermieter. Dieser wird konkret vortragen müssen, welche Umstände die Annahme rechtfertigen sollen, dass die tatsächlichen Betriebskosten die Betriebskostenvorauszahlungen übersteigen werden bzw. was sich diesbezüglich seit der letzten Betriebskostenabrechnung, die doch die Grundlage für die Kalkulation der aktuellen Betriebskosten ist, geändert haben soll.

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• Nebenkosten­abrechnung Fristen: Bis wann muss ein Vermieter eine Betriebskosten­abrechnung erstellt haben und welche Fristen gelten?
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